La fattura elettronica è un documento digitale in formato XML* trasmesso tramite SdI (Sistema di Interscambio). L' autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite (dal momento della sua emissione, fino alla conservazione sostituita per 10 anni) tramite l'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura e la trasmissione è vincolata alla presenza di un indirizzo PEC o di un codice destinatario. L’obbligo riguarderà oltre che le fatture, anche le relative note di variazioni, quali note di credito e note di debito. Entro 15 giorni dalla ricezione, il cessionario ha diritto di accettare (validare) o rifiutare la fattura.

* XML (eXtensible Markup Language)

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In caso di emissione di fatture utilizzando modalità diverse dal sistema di interscambio (e.g. invio delle fatture in PDF tramite email, oppure invio delle fatture su carta, oppure invio delle fatture tramite piattaforme EDI), le fatture si intenderanno non emesse, con applicazione in capo al cedente/prestatore delle sanzioni di cui all’art.6 del decreto legislativo 18 dicembre 1997 n.471 in tema di “Violazione degli obblighi relativi alla documentazione, registrazione ed individuazione delle operazioni soggette all’imposta sul valore aggiunto” ove a norma del primo comma è previsto che “1. Chi viola gli obblighi inerenti alla documentazione e alla registrazione di operazioni imponibili ai fini dell’imposta sul valore aggiunto ovvero all’individuazione di prodotti determinati è punito con la sanzione amministrativa compresa fra il novanta e il centoottanta per cento dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio. Alla stessa sanzione, commisurata all’imposta, è soggetto chi indica, nella documentazione o nei registri, una imposta inferiore a quella dovuta. La sanzione è dovuta nella misura da euro 250 a euro 2.000 quando la violazione non ha inciso sulla corretta liquidazione del tributo.”

Anche il cessionario/committente in caso di inosservanza è esposto ad una sanzione, infatti, in caso di ricezione delle fatture di acquisto tramite strumenti diversi dal sistema di interscambio, se non vuole incorrere nelle sanzioni di cui all’art.6 comma 8 del decreto legislativo 18 dicembre 1997 n. 471 (sanzione amministrativa pari al cento per cento dell’imposta, con un minimo di euro 250), dovrà adempiere agli obblighi documentali previsti mediante il sistema di interscambio.